Backlog (allgemein)

Ein Backlog ist eine geordnete Liste von allem Bekannten, das von einer Organisationseinheit (Team, Gruppe, Cluster, Organisation) durchgeführt werden soll und dient als einzige Anforderungsquelle für Arbeiten dieser Organisationseinheit. Der Product-Owner ist für das Backlog, seine Inhalte, den Zugriff darauf und die Reihenfolge der Einträge verantwortlich.
Ein Backlog enthält nur die zurzeit bekannten Einträge. Während der Entwicklungsschritte entwickelt es sich mit den Produkten und Dienstleitungen und deren Anwendung weiter. Es wird dynamisch angepasst, um für Produkte und Dienstleitungen klar herauszustellen, was es braucht, um ihre Aufgaben angemessen zu erfüllen, im Wettbewerb zu bestehen und einen möglicht hohen Nutzen zu bieten.
Sofern Produkte und Dienstleitungen existieren, gibt es auch die dazugehörenden Produkt-, System- oder Applikations-Backlogs.

Ein Backlog-Eintrag enthält als Attribute eine Beschreibung, eine Aufwandsschätzung, sowie Akzeptanzkriterien und Testbeschreibungen, die die Vollständigkeit nachweist und beschreibt wann er erledigt [„Done“] ist.

„Das Backlog ist die einzige Quelle von Arbeit.“ Dieses Prinzip sorgt für folgende wichtige Dinge:

  • Eine größtmögliche Transparenz über geplante Arbeiten.
  • Klare Prioritäten. Wie in einem Stapel gibt es nur eine Priorität Eins. Beim Einfügen von neuen Einträgen werden weiter unten liegende Einträge weiter nach unten verschoben.

Auf allen Ebenen im P4-Framework gibt es für jede Organisationseinheit jeweils genau ein Backlog, d.h.

  • für jedes Team ein Team-Backlog. Wenn ein Team an mehreren Applikationen oder Systemen arbeitet, enthält das Team-Backlog Backlog-Elemente, die die Arbeit des Teams zur Realisierung dieser Systeme und Applikationen beschreibt.
  • für jeden Cluster, ein Cluster-Backlog. Das Cluster-Backlog enthält alle Produkt- und Systemversionen, Applikationen und Dienstleistungen des Clusters.
  • für die Organisation, ein Portfolio-Backlog. Das Portfolio-Backlog enthält alle Produkt- und Systemversionen, Applikationen und Dienstleistungen der Organisation.

Improvement-Backlog

Die einige Ausnahme von der „Ein-Backlog-Regel“ ist das Improvement-Backlog der Organisationseinheit. Es beschreibt den Vorrat an Verbesserungen und wird von der entsprechenden Einheit, selbst-organisiert, in die Arbeitsplanung integriert. Eine Regel, die beschreibt, wie viel Arbeitsaufwand von der Gruppe für Verbesserungen investiert wird (z.B. 10-20%), hilft die Planbarkeit und Vorhersagbarkeit von anderen Backlog-Einträgen hoch zu halten.

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Organisations-Improvement-Backlog

Das Improvement-Backlog ist das Planungs- und Strukturierungswerkzeug des Scrum-Masters. Improvement-Backlogs gibt es auf allen drei Ebenen des P4-Frameworks (Team, Cluster, Organisation).

Jedes Team, das mehr Verbesserungen identifiziert, als momentan umsetzbar sind, legt diese Verbesserungen in ihrem Team-Improvement-Backlog ab, das der Team-Scrum-Master mit dem Team priorisiert.

Die Summe der Verbesserungen eines Clusters befindet sich im Cluster-Improvement-Backlog, das der Cluster-Scrum-Master mit der Team-Scrum-Master-Gruppe priorisiert. Das Cluster-Improvement-Backlog wird meist aus den Verbesserungsvorschlägen der Teams gespeist.

Die Summe der Verbesserungen einer Organisation befindet sich im Organisation-Improvement-Backlog, das der Organisation-Scrum-Master mit der Cluster-Scrum-Master-Gruppe priorisiert. Das Organisations-Improvement-Backlog wird meist aus den Verbesserungsvorschlägen der Cluster gespeist.

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Das Improvement-Backlog ist das Planungs- und Strukturierungswerkzeug des Scrum-Masters. Improvement-Backlogs gibt es auf allen drei Ebenen des P4-Frameworks (Team, Cluster, Organisation).

Jedes Team, das mehr Verbesserungen identifiziert, als momentan umsetzbar sind, legt diese Verbesserungen in ihrem Team-Improvement-Backlog ab, das der Team-Scrum-Master mit dem Team priorisiert.

Die Summe der Verbesserungen eines Clusters befindet sich im Cluster-Improvement-Backlog, das der Cluster-Scrum-Master mit der Team-Scrum-Master-Gruppe priorisiert. Das Cluster-Improvement-Backlog wird meist aus den Verbesserungsvorschlägen der Teams gespeist.

Die Summe der Verbesserungen einer Organisation befindet sich im Organisation-Improvement-Backlog, das der Organisation-Scrum-Master mit der Cluster-Scrum-Master-Gruppe priorisiert. Das Organisations-Improvement-Backlog wird meist aus den Verbesserungsvorschlägen der Cluster gespeist.

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Produkte, Applikationen und Marktvarianten

Das Portfolio-Backlog auf Organisationsebene, der oberste Ebene der Backlogs, enthält Systeme, Produkte und technische Produktvarianten, sowie Produktvarianten für spezielle Märkte. Jede dieser Produktvarianten wird durch einen Satz von System-Anforderungen (Feature Set) beschrieben. Auf diese Weise sind die Produktvarianten sowohl bezüglich des Nutzens, als auch bezüglich des zu investierenden Aufwands gegeneinander abschätzbar. Hierfür wird im P4-Framework das sogenannte Upswing-Gravity-Field verwendet.

Die Portfolio-Ebene ist nicht nötig für Organisationen, die nur ein einziges Produkt erstellen.

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Die Teams des Clusters, die Team-System-Engineer-Gruppe, die Team-Product-Owner-Gruppe und die Stakeholder müssen sich darauf einigen was es bedeutet, wenn ein Backlog-Eintrag oder ein Ergebnis als erledigt („Done“) bezeichnet wird. Obwohl sich dies erheblich von Cluster zu Cluster unterscheiden kann, müssen alle ein gemeinsames Verständnis davon haben, wann Arbeit erledigt ist, um Transparenz zu gewährleisten. Dies erfolgt durch die Definition-of-Done des jeweiligen Clusters.

Die Cluster-DoD ist das Qualitätsversprechen des Clusters

Die DoD leitet die Team-System-Engineer-Gruppe auch bei der Entscheidung, wie viele Cluster-Backlog-Einträge es während des Cluster-Plannings in das Cycle-Backlog ziehen kann. Der Zweck jedes Zyklus ist es, inspizierbare Ergebnisse, verwendbares Wissen oder potenziell auslieferbare Funktionalität innerhalb eines System-Inkrements zu liefern, die der aktuellen Definition-of-Done entsprechen. Cluster liefern in jedem Zyklus ein Inkrement an Ergebnissen, Wissen und/oder Systemfunktionalität. Dieses Inkrement ist vollständig verwendbar, so dass der Cluster-Product-Owner sich jederzeit dazu entscheiden kann, es zu freizugeben.

Wenn die Definition-of-Done für ein Produkt Teil von Konventionen, Standards oder Richtlinien der Organisation ist, müssen alle Cluster diese als Minimalziel befolgen. Wenn „Done“ für ein Produkt nicht Teil der Konvention der Organisation ist, muss der Cluster (d.h. die TSEG) eine für das Produkt geeignete Definition-of-Done formulieren. Wenn es mehrere Cluster gibt, die am selben System arbeiten, müssen alle Cluster gemeinsam eine Definition-of-Done erstellen. Jedes System-Inkrement ist additiv zu allen früheren Inkrementen und gründlich getestet, um sicherzustellen, dass alle Inkremente gemeinsam funktionieren. Von reiferen Clustern wird erwartet, dass sie ihre jeweilige Definition-of-Done geeignet erweitern, um strengere Kriterien für eine höhere Qualität sicherzustellen. Neue Einträge in der Definition-of-Done können dazu führen, dass noch zu erledigende Arbeit in früheren „Done“ System-Inkrementen aufgedeckt wird (auch als „technische Schulden“ bekannt).

Jedes einzelne Ergebnis, Produkt oder System sollte eine Definition-of-Done haben, die den Standard für jegliche daran durchgeführte Arbeit darstellt.

Die Definition-of-Done entspricht daher in ihrem Wesen, den Prozessbeschreibungen und „Standard-Operation-Procedures“ einer klassischen Organisation, allerdings in einer starkt kondensierten Form.

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Cluster-Backlog, Cycle-Backlog und Cluster-Kanban

Jeder Cluster hat für seinen Verantwortungsbereich und seine Aufgaben genau ein Backlog, das Cluster-Backlog. Es besteht in der einfachsten Form aus Elementen nur eines Systems, an dem alle Teams des Clusters arbeiten. In diesem Fall kann das Cluster-Backlog als System-Backlog bezeichnet werden. Werden von dem Cluster mehrere Systeme verantwortet und bearbeitet, befinden sich alle Backlog-Elemente der verschiedenen Systeme im Cluster-Backlog.

Das Cluster-Backlog wird von der Team-Product-Owner-Gruppe verantwortet und priorisiert. Die Team-Product-Owner-Gruppe besteht aus den Product-Ownern der Teams und dem Cluster-Product-Owner des Clusters. Ein großer Teil des Cluster-Backlogs wird durch die Cluster-Product-Owner-Gruppe und die Cluster-System-Engineer-Gruppe aus dem Portfolio-Backlog durch Verfeinerung im Portfolio-Backlog-Refinement abgeleitet.

Der andere Teil des Cluster-Backlogs besteht aus Arbeiten und Maßnahmen, die der Cluster zur Verbesserung der Arbeits- und Ergebnisqualität durchführt, z.B.

  • Qualitätsmaßnahmen und Verbesserung des Cluster-Prozesses
  • Pflege der vom Cluster verantworteten Produkte, Systeme und Module
  • Wartung und Instandhaltung von Werkzeugen und Tools.

Um die Arbeitsgeschwindigkeit der Cluster vorhersagbarer zu machen, sollte der Anteil an Backlog-Einträgen, die aus dem Portfolio-Backlog abgeleitet werden, über die Zeit relativ stabil sein.

Das Cluster-Backlog wird vom Cluster-Product-Owner priorisiert.

Im Cluster-Backlog-Refinement werden die Cluster-Backlog-Items vom Cluster-Product-Owner vorgestellt und von der Team-System-Engineer-Gruppe (TSEG) geschätzt. Da diese aus Mitgliedern aller Teams des Clusters besteht, ist diese Gruppe am besten dazu geeignet.

Im Cluster-Planning zieht die TSEG so viele Cluster-Backlog-Einträge, wie sich die TSEG durch die bisherige Arbeitsgeschwindigkeit des Clusters zutraut. Dies ist dann das Cycle-Backlog, das den Plan für den nächsten Cycle darstellt.

Arbeit in Cycles oder im kontinuierlichen Kanban-Modus

Cluster haben die Wahl, die Planung, Durchführung und Kontrolle ihrer Arbeit in einem Rhythmus von festen Zeiteinheiten, d.h. in Cycles durchzuführen, oder in einem kontinuierlichen Fluss, wobei jedes Backlog-Element einzeln die verschiedene Zustände des Arbeitsprozesses des Clusters durchläuft. Dies wird dann auf einem Kanban-Board transparent gemacht.

Ein Cluster wählt zwischen Cycle- und Kanban-Modus, je nach Produkt und wie Planung und Freigaben erfolgen. Bei einem regelmäßigen Freigabe-Rhythmus, z.B. alle drei Monate, bietet sich die Arbeit in Cycles an.

Cycle-Backlog

Das Cycle-Backlog reflektiert die Arbeit eines Clusters für einen gerade laufenden Cycle. Die abgeschätzten Arbeiten, d.h. Backlog-Elemente, werden dabei zu Beginn des Cycles von der TSEG in das Cycle-Backlog gezogen (Pull) und damit für den nächsten Cycle eingeplant (Forecast).

Cluster-Kanban

Arbeitet der Cluster im Kanban-Modus verwendet er statt des Cycle-Backlogs ein Cluster-Kanban-Board. Hierbei entspricht die erste Spalte dem Cluster-Backlog und die letzte Spalte dem Zustand „Erledigt“ oder „Done“. Alle anderen Spalten werden vom der Team-Scrum-Master-Gruppe des Clusters definiert, entsprechend des Cluster-internen Arbeitsprozesses..

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Cluster-Improvement-Backlog

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Team-Backlog, Iteration-Backlog und Team-Kanban

Team-Backlog

Jedes Team hat für seinen Verantwortungsbereich und seine Aufgaben genau ein Backlog. Es besteht in der feinsten Granularitätsstufe aus Team-Zielen für das Team. Das Team-Backlog wird vom Team-Product-Owner verantwortet und priorisiert. Ein großer Teil des Team-Backlogs wird durch die Team-Product-Owner-Gruppe und die Team-System-Engineer-Gruppe aus dem Cluster-Backlog, bzw. den System-Backlogs durch Verfeinerung (Refinement) der Einträge abgeleitet.

Der andere Teil des Team-Backlogs besteht aus Arbeiten und Maßnahmen, die das Team zur Verbesserung der Arbeits- und Ergebnisqualität durchführt, z.B.

  • Qualitätsmaßnahmen und Verbesserung des Team-Prozesses aus dem Improvement-Backlog des Teams
  • Pflege der vom Team verantworteten Produkte, Systeme und Module
  • Wartung und Instandhaltung von Werkzeugen und Tools.

Um die Arbeitsgeschwindigkeit des Teams vorhersagbarer zu machen, sollte der Anteil an Backlog-Einträgen, die aus dem Cluster-Backlog abgeleitet werden, über die Zeit relativ stabil sein (z.B. 80% der Kapazität des Teams).

Das Team-Backlog wird vom Team-Product-Owner priorisiert.

Im Team-Backlog-Refinement werden die Team-Backlog-Items vom Team-Product-Owner vorgestellt und vom Working-Team geschätzt.

In der Iterationsplanung zieht das Working-Team so viele Team-Backlog-Einträge, wie es das Team sich durch seine bisherige Arbeitsgeschwindigkeit zutraut. Dies ist dann das Iteration-Backlog, das den Plan für die nächste Iteration darstellt.

Arbeit in Iterationen oder im kontinuierlichen Kanban-Modus

Teams haben die Wahl, die Planung, Durchführung und Kontrolle ihrer Arbeit in einem Rhythmus von festen Zeiteinheiten, d.h. in Iterationen durchzuführen, oder in einem kontinuierlichen Fluss, wobei jedes Backlog-Element einzeln die verschiedene Zustände des Arbeitsprozesses des Teams durchläuft. Dies wird dann auf einem Kanban-Board transparent gemacht.

In der Regel arbeiten Teams, die ein Dienstleistung für andere Teams erbringen (Service-Teams) mit Kanban, da hier jederzeit neue Arbeiten geplant und begonnen werden können, sowie jederzeit fertiggestellte Arbeit ausgeliefert werden kann.

Iteration-Backlog

Das Iteration-Backlog reflektiert die Arbeit eines Teams für eine gerade laufende Iteration. Die geplanten Arbeiten, reflektiert durch Backlog-Elemente, werden dabei zu Beginn der Iteration vom Working-Team in das Iteration-Backlog gezogen, was als Pull bezeichnet wird.

Team-Kanban

Arbeitet das Team im Kanban-Modus verwendet es statt des Iteration-Backlogs ein Team-Kanban-Board. Hierbei entspricht die erste Spalte dem Team-Backlog und die letzte Spalte dem Zustand „Erledigt“ oder „Done“. Alle anderen Spalten werden vom Team definiert, entsprechend des team-internen Arbeitsprozesses.

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Team-Improvement-Backlog

Das Improvement-Backlog ist das Planungs- und Strukturierungswerkzeug des Scrum-Masters. Improvement-Backlogs gibt es auf allen drei Ebenen des P4-Frameworks (Team, Cluster, Organisation).

Jedes Team, das mehr Verbesserungen identifiziert, als momentan umsetzbar sind, legt diese Verbesserungen in ihrem Team-Improvement-Backlog ab, das der Team-Scrum-Master mit dem Team priorisiert.

Die Summe der Verbesserungen eines Clusters befindet sich im Cluster-Improvement-Backlog, das der Cluster-Scrum-Master mit der Team-Scrum-Master-Gruppe priorisiert. Das Cluster-Improvement-Backlog wird meist aus den Verbesserungsvorschlägen der Teams gespeist.

Die Summe der Verbesserungen einer Organisation befindet sich im Organisation-Improvement-Backlog, das der Organisation-Scrum-Master mit der Cluster-Scrum-Master-Gruppe priorisiert. Das Organisations-Improvement-Backlog wird meist aus den Verbesserungsvorschlägen der Cluster gespeist.

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Team-Tasks

Team-Tasks sind Aufgaben und Aktionen, die ein Working-Team plant und durchführt, um Team-Ziele zu erreichen. Team-Tasks sind Teil des Iteration-Backlog und werden in der Regel erst im Team-Planning erfasst und geplant.

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