Portfolio-Planung

Die Planung auf Portfolio-Ebene ist im P4-Framework ein semi-kontinuierlicher Prozess, genauso wie z.B. die Budgetplanung, die eng mit der Portfolioplanung verknüpft ist.  Der Planungsprozess besteht aus der Vorbereitung durch das Portfolio-Refinement und das Portfolio-Planungs-Event. Der Planungsprozess findet auf der Ebene der Portfolio-Backlog-Elemente statt. Diese sind:

• Applikationsversionen (d.h. an den Kunden auslieferungsfähige Produkte)
• System-Versionen (d.h. fertig getestete, dokumentierte und nutzbare Versionen von System-Plattformen)
• Modulversionen

Zeitlich wird häufig in folgenden Abschnitten geplant, nach dem Prinzip „je näher, desto feiner“:

• vier Quartale/Cycles (d.h. nächster Cycle, C+1, C+2, C+3)
• dem Folgejahr (entweder kalendarisch oder C+4 bis C+7)
• später

Änderungen an der Portfolio-Planung fließen also gut vorbereitet und zu bestimmten Zeiten in die Organisation. Bei Darstellung auf einem Portfolio-Kanban-Board wird auf diese Weise die gesamte Arbeit der Organisation transparent.

Portfolio-Cycle-Planung

Jeder Cycle für die gesamte Organisation beginnt mit einer Portfolio-Planung. In dieser präsentiert der Portfolio-Owner (PFO) der Cluster-System-Engineer-Gruppe (CSEG) den aktuellen Stand des Portfolio-Backlogs. Neue Einträge oder Änderungen, die der Cluster-System-Engineer-Gruppe seit dem letzten Portfolio-Backlog-Refinement noch nicht bekannt sind, werden geschätzt, ggf. durch Akzeptanzkriterien ergänzt und vom Portfolio-Owner innerhalb des Portfolio-Backlogs priorisiert.

Die Cluster-System-Engineer-Gruppe ermittelt die Kapazität für den nächsten Cycle durch einen Blick auf die bisherige Arbeitsgeschwindigkeit der Organisation (Organisations-Velocity) und durch einen Blick auf die Kapazität der Cluster im nächsten Cycle.

Die Cluster-System-Engineer-Gruppe zieht die Anzahl von Portfolio-Backlog-Items (PFBI), die der Einschätzung des CSEG über die Kapazität im nächsten Cycle entspricht, in das Cycle-Backlog der Organisation (Pull). Danach verfeinern die Cluster-Product-Owner mit der CSEG die PFBIs in Cluster-Backlog-Items, die zur Fertigstellung des PFBIs nötig sind.

Danach startet die CSEG den Cycle durch ziehen der ersten Aufgaben von „open“ nach „in progress“.

Alternative: Portfolio-Kanban

Alternativ kann die gesamte Portfolio-Planung auch kontinuierlich durch Nutzung eines Kanban-Systems erfolgen. Dabei entfällt der Cycle als Timebox und die Velocity als Maß für die Arbeitsgeschwindigkeit. Die kontinuierliche Portfolio-Planung erfolgt dann durch regelmäßige Treffen von CSEG und Portfolio-Owner (meist einmal pro Iteration). Die Aktivitäten „Vorstellen“, „Schätzen“ und Priorisieren von Backlog-Elementen passiert dann auf Basis einzelner Elemente. Das Ziehen (Pull) von Backlog-Elementen erfolgt auf Basis von sogn. Work-in-Progress-Limits (WiP-Limit).

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